RÉPUBLIQUE DE VANUATU

BUREAU DU MÉDIATEUR

RAPPORT PUBLIC SUR LES DÉPENSES DE NOËL DES ORGANISMES PUBLICS 2001-2002

28 juillet 2003

3003 /2003/19

TABLE DES MATIÈRES

RÉSUMÉ

1.	COMPÉTENCE

2.	OBJET, OBJECTIF DE L’ENQUÊTE ET METHODES ADOPTÉES

3.	LOIS PERTINENTES

4.	EXPOSÉ DES FAITS

5.	RÉPONSES DES PERSONNES FAISANT L’OBJET DES PLAINTES

6.	CONSTATS

7.	RECOMMANDATIONS

8.	LISTE DES ANNEXES

RAPPORT PUBLIC SUR
LES DÉPENSES DE NOËL DES ORGANISMES PUBLICS EN 2001-2002

RÉSUMÉ

Le bureau du médiateur a enquêté sur les dépenses de certains organismes publics pour les fêtes de fin d’année de 2001 et 2002. Les renseignements recueillis sont résumés dans le tableau ci-dessous.

Réponses satisfaisantes	Nom de l’organisme	Dépenses de 2001	Dépenses de 2002	Nombre d’employés 	Commentaires 	
•		SHÉFA	?	1 000 639	37	La province n’a pas de relevés des dépenses pour 2001	
•		Sanma	Néant	204 045	30		
X	PÉNAMA	?	?		A refusé de fournir des renseignements	
•		TAFÉA	68 540	114 977	40	Réception de 2002 et d’adieu à un membre du personnel.	
•		Torba	Néant	Néant			
•		Malampa	Néant	37 370	60		
•		OCPB	282 656	Néant	28	Conseil d’administration a modifié sa politique en 2002	
•		NISCOL	128 390 	262 390			
•		RAM (VMA)	Néant	40 890	16		
•		CM Luganville 	Néant	Néant			
•		CM Port-Vila	675 000	755 000	135/151		
•		Bureau du PM	Néant 	Néant			
•		Médiateur	Néant 	Néant 			
	Total 	1 154 586	1 515 311			

Constats (cf. pages 6 et 7)

•	Des organismes publics dont la municipalité Port-Vila, NISCOL, les conseils provinciaux de Sanma et Shéfa dépensent de façon excessive pour célébrer les fins d’année.

•	La RAM et le conseil provincial de Malampa dépensent de façon réfléchie mais dilapident les fonds publics ou des fonds publics à leur charge.

•	Le bureau du Premier ministre, le conseil provincial de Torba et la municipalité de Luganville ont adopté une approche responsable pour célébrer chaque fin d’année, soit en utilisant les fonds récoltés auprès des agents pour financer cet événement ou soit, en n’organisant aucune réception officielle.

•	Le conseil provincial de Pénama a refusé de collaborer durant l’enquête.

Recommandations (cf. page 7)

Le médiateur recommande:

•	Au directeur du service des Finances d’émettre des instructions formelles interdisant l’usage de fonds publics pour célébrer chaque fin d’année. 

•	Aux organismes publics ne relevant pas de la compétence du ministère des Finances, comme NISCOL, l’OCPB et la RAM, d’adopter volontairement la même approche.

•	Au Bureau du médiateur de préparer un rapport de suivi au début de 2004 pour déterminer si les organismes publics ont fait des progrès suite au présent rapport.

1.	COMPÉTENCE

1.1	La Constitution et la Loi relative à la fonction de médiateur permettent au médiateur d’examiner les actes du gouvernement et des organismes publics. Cela couvre les conseils provinciaux ('CP'), les Conseil municipaux ('CM') de Luganville et Port-Vila, Northen Islands Stevedoring Company Ltd ('Niscol'), le Conseil d’administration de l’office de commercialisation des produits de base de Vanuatu ('OCPBV') et la Régie des affaires maritimes ('RAM').

2.	OBJET, OBJECTIF DE L’ENQUÊTE ET METHODES ADOPTÉES

2.1	Le présent rapport a pour objet de présenter les constats du médiateur conformément à la Constitution et la Loi relative à la fonction de médiateur.

2.2	L’enquête couvre l’établissement des sommes d’argent dépensés par certains organismes publics pour organiser les réceptions de fin d’année de 2001 et 2002 et de déterminer si ces sommes sont excessives ou on. 

2.3	Même si le médiateur n’a enquêté qu’auprès de treize organismes, il espère que le présent rapport sensibilisera tous les organismes publics sur leurs responsabilités financières quant aux dépenses de Noel.

2.4	Dans le cas de Niscol, c’est une société dont l’état et certains conseils provinciaux détiennent toutes les actions émises. Les fonds utilisés pour acheter les cadeaux de Noël appartiennent à la société. Ce ne sont pas des 'fonds publics'. Cependant, les fonds dépensés sont soustraits aux dividendes devant être versés aux actionnaires. De ce fait, l’état a perdu des recettes qu’il devrait obtenir par ailleurs.

2.5	Notre bureau recueille des renseignements et documents par le biais de demandes officieuses, sommations, lettres, interviews et recherches.

3.	LOIS PERTINENTES 

Les passages des lois pertinentes sont reproduits en Annexe C.

4.	EXPOSÉ DES FAITS

4.1	Le Bureau du médiateur a ouvert cette enquête en décembre 2002 en vue d’obtenir les renseignements suivants:

•	Les sommes dépensées pour organiser les réceptions de fin d’année en 2001;

•	Les sommes dépensées pour organiser les réceptions de fin d’année en 2002;

•	Le nombre d‘employés pour lesquels la réception a été organisée.

4.2.      Sont informés les organismes publics suivants:

Le conseil provincial de Shéfa 
Le conseil provincial de Sanma
Le conseil provincial de Pénama
Le conseil provincial de Taféa
Le conseil provincial de Torba
Le conseil provincial de Malampa		OCPB
NISCOL
RAM
Municipalité de Luganville
Municipalité de Port-Vila

4.3	Le Bureau du Premier ministre a volontairement fourni des renseignements sur ses dépenses de célébration de fin d’année et les renseignements sur les dépenses du Bureau du médiateur sont inclus dans l’intérêt de la transparence.

4.4	NISCOL et la RAM ont d’abord rejeté la compétence du médiateur de leur exiger des renseignements puis ont par la suite accepté de collaborer.

4.5	Le conseil provincial de Taféa n’a pas répondu à nos premières demandes de renseignements, cependant ces renseignements nous ont été fournis à temps pour être inclus dans le présent rapport.

4.6	Le conseil provincial de Pénama a refusé de fournir les renseignements demandés. Même si le médiateur est autorisé conformément à la Loi relative à la fonction de médiateur de demander à une personne de témoigner, il se trouve que dans le cas du personnel du conseil provincial de Pénama cela n’a pas pu se faire faute de moyens.

4.7	Les renseignements recueillis sont résumés à l’Annexe A et établis ci-dessous de façon plus détaillée.

4.8	CM de Port-Vila
Dépenses en 2001:
Dépenses en 2002:
Commentaires:	
675 000 VT
755 000 VT
Chaque agent (151 en 2002) a reçu un bon d’achat de 5000 VT et même si cet argent ne peut servir qu’à la nourriture (alcool et tabac exclus), la somme est excessive et aucun effort n’a été mis en œuvre pour réduire les dépenses suite à l’augmentation du personnel.
	
4.9	NISCOL
Dépenses en 2001:
Dépenses en 2002:
Commentaires:	
128 390 VT
262 390 VT
Les dépenses sont faites sous formes de cadeaux et sommes d’argent offertes au personnel.
	
4.10	CP de Sanma
Dépenses en 2001:
Dépenses en 2002:
Commentaires:	
Néant
204 045 VT
Étant donné qu’en 2002, seulement 30 personnes étaient présentes à la réception, le coût par personne s’élevait à 6800 VT et 129 045 VT ont été dépensés sur l’alcool.
	
4.11	CP de Shéfa
Dépenses en 2001:
Dépenses en 2002:
Commentaires:	
La province n’a tenu aucun relevé des dépenses
7 100 639 VT
Le coût moyen par personne s’élève à 2720 VT. La province n’a tenu aucun relevé de ses dépenses en 2001.
	
4.12	CP de Pénama
Dépenses en 2001:
Dépenses en 2002:
Commentaires:

	
Néant
Néant
Elle a refusé de fournir des renseignements	
4.13	CP de Taféa
Dépenses en 2001:
Dépenses en 2002:
Commentaires:	
68 540 VT
114 977 VT
Les dépenses de 2001 ne servaient qu’à satisfaire 40 conseillers et agents (soit une moyenne de 1 713 VT par personne) ainsi que les autres invités. La réception en 2002 a également permis de dire adieu à un employé quittant ses fonctions au CP de Taféa.
	
4.14	OCPB
Dépenses en 2001:
Dépenses en 2002:
Commentaires:	
282 656 VT
Néant
Comme ils ont dépensé 282 656 VT pour seulement 28 employés en 2001 (10 100 VT en moyenne par personne), la direction a pris la ferme décision d’annuler la réception de Noël 2002.
	
4.15	CP de Malampa
Dépenses en 2001:
Dépenses en 2002:
Commentaires:	
Néant
37 370 VT
La réception était destinée à 60 agents (620 VT en moyenne par personne). Les dépenses totales ne sont pas excessives. Cependant, 15 280 VT ont été dépensés sur l’alcool. Le médiateur demande au conseil de retourner à ses pratiques précédentes de faire financer les réceptions de fin d’année par les agents.
	
4.16	RAM
Dépenses en 2001:
Dépenses en 2002:
Commentaires:	
Néant
40 890 VT
Un coût moyen de 2 555 VT de chacun des 16 employés. Le médiateur demande à la RAM d’envisager de faire financer à l’avenir les réceptions de fin d’année par les agents.
	
4.17	CM de Luganville
Dépenses en 2001:
Dépenses en 2002:
Commentaires:

Aucune dépense n’a été faite en 2001 ou 2002.	
4.18	Bureau du PM
Dépenses en 2001:
Dépenses en 2002:
Commentaires:

Le personnel a récolté des fonds pour organiser les réceptions de fin d’année. Aucun fonds public n’a été dépensé.
	
4.19	CP de Torba
Dépenses en 2001:
Dépenses en 2002:
Commentaires:

Le personnel et les conseillers provinciaux ont cotisé pour organiser les réceptions de fin d’année.
	
4.20	Bureau du médiateur
Dépenses en 2001:
Dépenses en 2002:
Commentaires:	

Aucune dépense n’a été faite en 2001 ou 2002.	

5.	RÉPONSES DES PERSONNES CITÉES DANS L’ENQUÊTE

5.1	Avant d’ouvrir l’enquête, le médiateur a informé toutes les personnes ou organismes cités dans l’enquête et leur a donné le droit de répondre. Un document de travail a été également transmis avant la préparation du présent rapport pour donner une autre chance aux personnes citées dans le présent rapport de répondre.

5.2	Le directeur du service des Affaires provinciales s’est adressé aux conseils provinciaux et aux municipalités en réponse au document de travail (voir Annexe B).

5.3	Le secrétaire général du conseil provincial de Torba a également écrit au médiateur en réponse au document de travail, confirmant les renseignements fournis auparavant.

6.	CONSTATS

6.1.1er CONSTAT:	Le médiateur constate que les dépenses de Noël de certains organismes publics sont excessives.

6.1.1	Sur les 13 organismes cités dans le présent rapport, six ont dépensé 1 400 334 VT pour organiser les réceptions de fin d’année en 2002. Vu la situation économique actuelle, ces dépenses sont excessives.

6.1.2	La municipalité de Port-Vila, NISCOL, les conseils provinciaux de Sanma, Taféa, et Shéfa sont les organismes ayant effectué des dépenses excessives.

6.2.2ème CONSTAT:	Le médiateur constate que deux organismes dépensent sagement pour organiser les réceptions de Noël en 2002.

6.2.1	Les dépenses du conseil provincial de Malampa et de la RAM ne sont pas jugées excessives. Cependant, le médiateur demande à tous les organismes d’adopter à l’avenir la méthode de cotisation consistant à faire cotiser les agents pour financer les réceptions de fin d’année.

6.3	3ème CONSTAT:	Le médiateur constate que des organismes publics ont adopté une méthode responsable quant aux dépenses de Noël. 

6.3.1	La municipalité de Luganville, le Bureau du Premier ministre, le conseil provincial de Torba et le Bureau du médiateur ont soit annulé les réceptions de fin d’année, soit ont fait cotiser les agents pour financer les réceptions de fin d’année.

6.4	4ème CONSTAT:	Le médiateur constate que le conseil provincial de Pénama a refusé de collaborer durant l’enquête.

6.4.1	Le médiateur estime que le refus de fournir des renseignements montre que le conseil provincial de Pénama ne veut pas révéler le montant de ses dépenses de Noël.

7.	RECOMMANDATIONS

7.1	Le directeur du service des Finances doit émettre des instructions formelles pour interdire les dépenses des fonds publics pour des réceptions de Noël. 

7.2	Les organismes publics ne relevant pas du ministère des Finances, comme NISCOL, l’OCPBV et la RAM, doivent volontairement adopter la même position.

7.3	Le Bureau du médiateur doit préparer un suivi du rapport au début de l’an 2004 pour déterminer si l’attitude des organismes publics s’est améliorée suite au présent rapport.

Fait à Port-Vila, le 28 juillet 2003.

Le Médiateur de la République de Vanuatu

Hannington G. ALATOA

8.	LISTE DES ANNEXES

A	Résumé des réponses.

B	Circulaire du 2 mai 2003 adressée par le directeur du Service des Affaires provinciales.

C	Lois pertinentes